Outils Gestion interne: Pour mieux gérer son équipe
En tant que gestionnaire d’équipe, ou membres d’une association,
on a tous eu un jour des problèmes de coordination, ce qui rend
la prise de décision, la communication, difficile au sein et
entre les membres de l’équipe. J’ai assisté dernièrement à une
formation organisée par Carrefour associatif qui est un réseau
d'associations marocaines et étudiants et développements http://etudiantsetdeveloppement.org/ , on nous a
présenté un ensemble d’outils pratiques et faciles à utiliser
afin de mieux gérer son équipe, organiser et orienter la
communication.
Doodle est un outil de Planification, de sondage en
ligne. Pour ceux qui veulent rapidement trouver une date/une
heure pour une réunion, un évènement etc... Sans s’embrouiller
avec des mails ou sur Facebook.
Comment l’utiliser en équipe ?
1. Cliquer sur Planifier un événement.
2. Remplir les cases (Titre, Lieu, adresse email etc)
3. Cliquer sur les cases correspondant aux dates désirées,
ainsi que les heures dans le champ.
4. Choisir l’option : Vous envoyez l’invitation, ou
communiquer le lien proposé par Doodle
Dropbox C’est un service de stockage et de
synchronisation de fichiers en ligne entre plusieurs ordinateurs.
Service accessible soit depuis le logiciel installé sur un poste
de travail, soit en ligne sans installation préalable sur
dropbox.com. Gratuit jusqu’à 2GB.
Fonctions:
- Stocker des ressources documentaires
- Accéder aux ressources en cours depuis n’importe quel
ordinateur en ligne, synchronisation de mes fichiers entre
plusieurs ordinateurs
- travailler à deux ou à plusieurs sur les mêmes documents
Créer une adresse pour l’association/utiliser une adresse déjà
existante, choisir un mot de passe et aller sur dropbox.com, « se
connecter », « créer un compte » avec votre mail choisi.
Télécharger le logiciel Dropbox, crée un dossier Dropbox qui
s’actualise en temps réel : tous les ressources sauvegardées dans
ce dossier seront également trouvés en ligne (=synchronisation).
Comment l’utiliser pour travaille en équipe ?
Simple :
- Un compte Dropbox, tous les membres de l’association ont accès
à toutes les ressources par l’adresse email et le mot de passe
choisit au début.
Plus complexe :
- Plusieurs comptes Dropbox interconnectés. Partage de certains
dossiers concernant l’organisme ou un projet.
· Organiser ses documents, photos, vidéos avec l’aide de
dossiers.
· Pour sauvegarder/stocker des ressources :
- Dans le dossier Dropbox :
synchronisation automatique (connexion internet)
- Sur le site dropbox.com :
l’onglet « fichiers », cliquer sur « charger », puis sur «
sélectionner les fichiers ». Choisir le fichier, puis « commencer
le chargement ». Lorsque votre fichier est stocké dans la
Dropbox, elle affiche « chargement réussi de 1 fichiers sur 1 »
· Partage des ressources/de dossiers
- Partage lecture seule : le document partagé peut être modifié
par la personne avec qui vous l’avez partagé. Si vous tenez à
votre document tel qu’il est, gardez une copie dans un autre
dossier avant de le partager. Cliquer sur « inviter des
collaborateurs à ce dossier », taper l’adresse email et envoyer.
La personne reçoit un mail, et accède directement au dossier et
aux fichiers qu’il contient (et peut les modifier).
- Partage public : Sauvegarder les ressources/dossiers dans le
dossier « Public », proposé par Dropbox et finalement cliquer
droit sur la ressource, et copier le lien public. Il ne reste
qu’à Communiquer ce lien.
Etherpad est un éditeur de texte fonctionnant en mode
collaboratif et en temps réel. Il permet par défaut à un maximum
de seize personnes de partager simultanément un texte en cours
d'élaboration.
écriture collaborative : les personnes invitées à écrire peuvent
intervenir simultanément sur le texte, comme si elles écrivaient
sur la même feuille de papier en même temps
En ligne : les contributeurs interviennent à distance sur un
document identifié par une URL (de fait, l'application ne
nécessite pas d'être installée sur l'ordinateur, il s'agit d'un
outil hébergé sur Internet).
Pour ceux qui veulent co-écrire des documents ensemble sans se
déplacer (compte-rendu, conventions, fiche techniques...).
Le Google Agenda permet de créer des agendas, de
les partager avec les utilisateurs de son choix, y compris avec
des personnes qui n'utilisent pas Google Agenda. Plusieurs
utilisateurs peuvent consulter et modifier le même agenda.
Fonctions de base :
- Changer la présentation de l’agenda en mois/semaines/jours
- Ajouter des évènements à l’agenda (via le bouton « créer »)
Préciser le titre, le créneau horaire, inviter des participants
par mail, mettre une alerte, la visibilité de l’évènement, la
disponibilité.
- Le partage : un des grands avantages de Google Agenda : le
pouvoir partager avec les Collaborateurs, son équipe pour mieux
gérer le temps
- Possibilités de créer autres agendas en parallèle
Trello est un tableau de bord sur lequel on peut
épingler des petites cartes dans des listes. Ces cartes simples
en apparence renferment une multitude d'options accessibles en
cliquant dessus. Ajoute par-dessus quelques fonctions pour trier,
filtrer, classer... Cela consiste en un tableau de bord, de
listes et de cartes, pour ceux qui veulent organiser leurs
projets de manière claire.
www.trello.comSource: http://www.voicesofyouth.org/fr/posts/outils-gestion-interne--pour-mieux-gerer-son-equipe
Commentaires